Mit diesem Paket dokumentieren Sie sicher, schützen Vertrauliches und regeln die Abläufe verbindlich. Es enthält eine praxisnahe Arbeitshilfe für Fachkräfte und eine Muster-Dienstanweisung, die Sie an Ihren Träger anpassen können. Beide Dokumente sind aufeinander abgestimmt und sofort einsetzbar.
Beschreibung
In der Sozialpädagogischen Familienhilfe betrifft fast jeder Vermerk mehrere Personen. Ein Elternteil möchte die Akte sehen, eine Gutachterin ruft an oder ein Kind vertraut sich der Fachkraft an. Dann muss schnell und rechtssicher gehandelt werden. Zugleich verlangt § 9b SGB VIII, dass Erziehungshilfeakten bis zu 70 Jahre nach dem 30. Geburtstag des Kindes aufbewahrt werden. Viele Träger haben dafür noch keine verbindliche Regelung.
Das Paket setzt auf zwei Ebenen an. Die Arbeitshilfe übersetzt die rechtlichen Anforderungen in klare Schritte für den Arbeitsalltag der Fachkräfte. Die Muster-Dienstanweisung gibt Leitung und Geschäftsführung einen fertigen Rahmen, mit dem sie Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen verbindlich festlegen. So passen die Regeln der Leitung und die Praxis der Fachkräfte zusammen.
Arbeitshilfe für Fachkräfte
- Zehn Grundregeln für die Aktenführung auf einen Blick
- Klare Aktengliederung mit Zugriffsrechten für jede Familienakte
- Hilfe beim Schreiben von Verlaufsvermerken mit Gegenüberstellungen von „Vermeiden“ und „Besser“
- Umgang mit anvertrauten Informationen und Mehrpersoneninformationen nach § 65 SGB VIII
- Prüfliste für Berichte an das Jugendamt
- Vorgehen Schritt für Schritt bei Anfragen von Angehörigen, Gutachter*innen, Schulen und Polizei
- Auskunft und Akteneinsicht nach Art. 15 DSGVO und § 9b SGB VIII im Vergleich
- Dokumentation im Kinderschutz nach § 8a SGB VIII
- Datenschutz im Alltag und Vorgehen bei Datenpannen
- Fallabschluss, Aufbewahrungsfristen mit Rechenbeispiel und Löschung
- Checklisten und eine Übersicht „Was tun, wenn …“ für den direkten Einsatz
- Kompakte Übersicht der Rechtsgrundlagen
Muster-Dienstanweisung für Leitung und Geschäftsführung
- Elf Regelungsbereiche von Verantwortung und Zugriffsrechten über Dokumentationsstandards, Berichte an das Jugendamt, Weitergabe an Dritte, Kinderschutz und Datenschutzvorfälle bis zu Auskunft, Archivierung und Löschung
- Felder für Träger, Gültigkeit, Version und Freigabe durch die Geschäftsführung
- Formular zur Kenntnisnahme durch Mitarbeitende
- Anhang mit den Rechtsgrundlagen
- Checkliste der betrieblichen Festlegungen, die vor dem Inkrafttreten zu klären sind
Für wen ist das Paket?
- Fachkräfte in der Sozialpädagogischen Familienhilfe und anderen ambulanten Hilfen zur Erziehung
- Team- und Fachleitungen
- Geschäftsführungen und Qualitätsbeauftragte freier Träger
- Datenschutzbeauftragte in der Kinder- und Jugendhilfe
Ihr Nutzen
- Mehr Handlungssicherheit für Fachkräfte im Umgang mit sensiblen Informationen
- Verbindliche Regeln, die Haftungsrisiken für den Träger verringern
- Eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Eine gute Grundlage für Qualitätsentwicklung, Prüfungen und Gespräche mit dem Jugendamt
Format und Lieferumfang
- 8 Seiten Arbeitshilfe als Word-Datei (.docx), DIN A4
- Muster-Dienstanweisung als Word-Datei (.docx), DIN A4
- Beide Dokumente sind frei bearbeitbar und an Ihren Träger anpassbar
- Sofortiger Download nach dem Kauf
